Diretrizes obrigatórias para todos os Usuários da Teixeira de Godoi que realizam viagens corporativas, abrangendo transporte, hospedagem, despesas e prestação de contas.
Nossa reputação é nosso ativo mais valioso. Continuaremos a aprimorar nossos processos internos, monitorar a conformidade e nos adaptar às mudanças regulatórias.
Carlos Godoi
Sócio
Abrangência
Caráter obrigatório para todos os sócios, conselheiros, diretores, colaboradores temporários e definitivos, associados e estagiários da Teixeira de Godoi, denominados "Usuários".
Definição
Viagem corporativa: atividades de campo externas relacionadas ao trabalho, ou quando um colaborador exerce temporariamente trabalho fora de seu local habitual. Quaisquer despesas não relacionadas ao objetivo da viagem devem ser evitadas.
O viajante deve limitar a duração total da viagem e o tempo viajado somente ao que for necessário.
Havendo possibilidade, recomenda-se viajar um dia antes dos compromissos para descansar.
Qualquer tempo extra resultante do não atendimento a esta regra não será considerado dentro do cronograma e, portanto, não será custeado pela Teixeira de Godoi.
A solicitação deve ser feita através de formulário disponível na intranet do escritório. O viajante é responsável pelas informações fornecidas.
Adiantamentos podem ser concedidos caso o viajante não tenha recursos próprios, devendo ser aprovados pelo líder direto.
Ao final de cada viagem, o usuário deve fazer a prestação de contas em prazo máximo de 10 dias.
Programas de milhagem são permitidos, mas não devem influenciar na escolha do voo ou hotel gerando custos maiores para a empresa. Condições para viagens internacionais são aprovadas pelo Conselho de Administração.
Os voos devem ser reservados e emitidos sob responsabilidade do setor de pessoas, observadas as melhores condições em termos de tempo e custo
As passagens aéreas deverão ser solicitadas e compradas assim que a viagem corporativa for agendada, para evitar custos extras
Os voos devem ser da classe econômica
Ao planejar uma viagem, deve-se optar por meios de transporte que economizem tempo e dinheiro
Os carros de aluguel devem ser reservados pelos usuários ou pelo setor de pessoas, com a locadora credenciada pela Teixeira de Godoi ou através das grandes locadoras do mercado
Não é permitido o uso particular de um carro alugado. Os carros alugados devem ser devolvidos no prazo e com o tanque cheio
Os carros deverão ser da categoria econômica
Quando da utilização de carros particulares, as despesas serão reembolsadas com base no valor de R$ 0,80 / Km, sem a apresentação de comprovantes específicos
Os gastos com táxi devem conter nos recibos: local de origem e destino, valor total e objetivo da corrida
As despesas com pedágio e estacionamento serão reembolsadas mediante apresentação dos recibos originais
O motorista é responsável por portar licença válida e seguir as normas de trânsito. Multas de trânsito são de responsabilidade do motorista
Regras gerais
As reservas de hotéis, incluindo o café da manhã, devem ser feitas pelo setor de pessoas
Cada viajante é responsável por fazer o cancelamento de reserva em hotéis que não forem utilizadas. Evitar ao máximo o pagamento de taxa de no-show
Nos casos de eventos e congressos em que a hospedagem já faz parte do pacote, a Teixeira de Godoi fará o pagamento diretamente à agência indicada pelos organizadores
Limites máximos de diária
São Paulo e Rio de Janeiro
Limite máximo de diária (sem impostos e taxas)
R$ 400,00
Demais localidades
Limite máximo de diária (sem impostos e taxas)
R$ 300,00
O setor de pessoas deve buscar as tarifas mais favoráveis possíveis. Os valores não incluem impostos e taxas.
O relatório de despesas deve ser apresentado totalmente preenchido, com todos os recibos e aprovações, no prazo máximo de 10 dias após o retorno.
Despesas sem comprovante devem ser justificadas no relatório e aprovadas pelo líder direto.
Hierarquia de aprovação
Colaboradores, associados e estagiários
Líder direto
Membros do Conselho de Administração
Presidente do Conselho
Diretores
Sócio Diretor
Viagens internacionais
Sócio Diretor
A Teixeira de Godoi reembolsará as despesas com refeição em viagem corporativa. Nenhuma despesa pode ser isenta da apresentação de recibos. O café da manhã, almoço ou jantar fornecido pelo hotel será pago independentemente do valor limite.
Limites por refeição
Almoço ou Jantar
Inclui taxas de serviço, impostos, encargos e gorjetas
até R$ 45,00
Café da manhã
Fora do hotel onde está hospedado
até R$ 15,00
O limite é por refeição. Não é permitido somar limites para um único recibo, nem dividir um recibo em duas refeições. Os valores são revisados anualmente.
Despesas inevitáveis como parte de uma viagem corporativa serão reembolsadas desde que se justifiquem necessárias e o valor pareça razoável. Todas devem ser aprovadas conforme hierarquia e comprovadas por recibos originais.
Não reembolsável
Compra de trajes adequados e malas
Itens de cuidados pessoais: escova de dente, cremes, medicamentos
Cigarros, revistas, livros, jornais
Alimentos não destinados ao consumo imediato durante a viagem
Emitido ao Diretor(a) e ao Líder de Divisão para pagamento de despesas de viagens corporativas.
Limite do cartão
R$ 10.000,00
A fatura será paga diretamente pela Teixeira de Godoi, observadas todas as regras desta Política.
Os gastos com chamadas telefônicas, postagens e taxas de internet incorridos como parte da viagem corporativa serão reembolsados, sempre que utilizados com moderação.
Disposições Finais
Número: POL-006 · Localizador: NIT-03.01.06 · Versão 2 · 16 folhas
Elaborada pelo órgão de compliance da Teixeira de Godoi Sociedade Individual de Advocacia ©
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