Regras para elaboração, padronização, controle, distribuição, divulgação e hierarquia dos documentos internos relacionados ao sistema de gestão da qualidade do escritório.
Nossa reputação é nosso ativo mais valioso, e protegê-la é uma tarefa de todos nós. Continuaremos a aprimorar nossos processos internos, a monitorar a conformidade e a nos adaptar às mudanças regulatórias à medida que elas surgirem.
Carlos Godoi
Sócio
Estabelecer regras para elaboração, padronização, controle, distribuição, divulgação e hierarquia dos documentos internos do escritório, de modo a garantir a correta rastreabilidade, manter a qualidade e clareza das informações e assegurar a devida revisão e aprovação. Aplica-se a todas as áreas do escritório.
A elaboração de documentos deve representar uma atividade que acrescente valor e permita a comunicação do propósito e a consistência da ação.
Aprovar os documentos antes da sua emissão
Aprovar a documentação a cada revisão e/ou atualização
Assegurar a rastreabilidade e a repetibilidade
Identificar as mudanças e estado de revisão atual
Assegurar legibilidade e fácil identificação dos documentos
Assegurar que os documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição esteja controlada
Prevenir o uso não intencionado de documentos obsoletos, que devem estar corretamente identificados
Assegurar que os registros sejam legíveis, facilmente identificáveis e recuperáveis
Os documentos de Nível 1 estão no topo da hierarquia enquanto os documentos de Nível 3 estão na base hierárquica.
Nível 1
EstratégicoPolítica, Regimento, Regulamento, Norma, Programa e Manual
Aprovação: Aprovados pela Diretoria Executiva
Revisão: A cada 4 anos
Nível 2
TáticoPlano, Protocolo, Fluxograma e Mapeamento de processos
Aprovação: Aprovados minimamente pelos diretores de núcleo
Revisão: A cada 2 anos
Nível 3
OperacionalMemorando, Memorando circular, Ofício, Documento Externo, Despacho e Carga
Aprovação: Aprovados pelos gerentes de área
Revisão: Quando houver alteração na atividade descrita
Cópia Controlada
Documento, impresso ou eletrônico, que se refere a documento original aprovado, identificado como "Cópia Controlada" contendo data e assinatura do emissor. Versões eletrônicas devem ser disponibilizadas com bloqueio de edição e impressão.
Cópia Não Controlada
Documento usado para fins de treinamento, informação e uso dos auditores. Deverá ser identificada e, quando possível, destruída logo após o uso.
Documento Aprovado
Documento cuja versão passou pelo processo de validação e está em vigor.
Documento Cancelado
Documento identificado como "cancelado" devido à perda da vigência. Os documentos em meio físico deverão ser destruídos para evitar o uso indevido.
Documento em Revisão
Documento que está em processo de revisão.
Documento Externo
Documento utilizado no escritório cuja emissão, revisão ou alteração é realizada por uma organização externa — órgãos normativos, técnicos, científicos e fiscais.
Documento Obsoleto
Versão desatualizada de um documento ainda em vigor.
Lista Mestra de Documentos
Relação que identifica todos os documentos integrantes do sistema de gestão da qualidade do escritório, versão vigente e controle de cópias.
Não Conformidade
Refere-se ao não atendimento de um requisito pré-definido, ou seja, está relacionada a processos que geraram resultado insatisfatório.
Norma
Documento estabelecido por consenso e aprovado por autoridade, que fornece, para uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou características para atividades ou seus resultados.
Política
Documento aprovado pela Diretoria Executiva que expressa as diretrizes e intenções do escritório para cumprir a missão institucional.
Sistema de Gestão da Qualidade
Conjunto de práticas padronizadas, inter-relacionadas, com a finalidade de gerir os processos e recursos interatuantes necessários para proporcionar valor e obter resultados.
Núcleo de Qualidade e Padronização
Gerenciar e controlar os documentos relacionados à melhoria da qualidade dos processos institucionais
Avaliar, validar e aprovar, juntamente com os setores/unidades, os documentos sob sua responsabilidade
Providenciar a publicação dos documentos atualizados em canal de comunicação
Garantir a remoção de documentos obsoletos das unidades e dos canais de comunicação do escritório
Gerenciar a lista mestra de controle de documentos para manter atualizados os prazos de revisão
Treinar líderes dos núcleos e áreas no Programa de Gestão da Qualidade
Monitorar as atividades do escritório nas diversas áreas e núcleos
Disponibilizar modelos de documentos atualizados e incentivar a padronização
Núcleos e Áreas
Elaborar os documentos de nível 2 da área ou núcleo e enviá-los ao Núcleo de Qualidade para avaliação
Identificar os documentos externos, mantê-los atualizados e enviar para validação do Núcleo de Qualidade
Promover a divulgação e o treinamento dos colaboradores, associados e estagiários
Atualizar os documentos de Nível 2 quando houver necessidade de alteração e enviá-los ao Núcleo de Qualidade
Avaliar e aprovar os documentos elaborados pela equipe sob sua responsabilidade
Responsabilizar-se pelo conteúdo dos documentos gerados
Realizar a remoção de documentos obsoletos
Gerenciar lista de documentos do núcleo/área
Cabeçalho
Logotipo à direita; campos Tipo e Título com fonte Arial ou Times New Roman, tamanho 11. Identificação do tipo em caixa alta, negrito e centralizado. Codificação, paginação e versão centralizados.
Corpo do Texto
Fonte Arial ou Times New Roman, justificado, espaçamento simples, tamanho 12. Títulos em negrito, caixa alta. Subtítulos em negrito, caixa baixa. Margens: superior 6cm, inferior 2,5cm, esquerda e direita 3cm.
Revisões e Aprovação
Histórico de revisões ao final de cada documento, em forma de tabela. Campo de elaboração/revisão com identificação do núcleo, nome completo, data. Aprovação com certificado digital ICP-Brasil é permitida.
São considerados válidos no escritório apenas os documentos eletrônicos disponibilizados no portal corporativo institucional e os documentos impressos que contenham assinatura e carimbo de um representante do núcleo ou área juntamente com carimbo de cópia controlada. A codificação é composta pela abreviatura do tipo de documento, identificação do núcleo e número de expedição, separados por pontos.
A revisão será realizada nas seguintes situações:
A partir de sugestões ou comentários dos colaboradores que utilizam o documento
A partir de alterações na legislação ou nas tecnologias utilizadas no processo
Para atender às melhorias necessárias aos processos
Para corrigir as não conformidades constantes do relatório de avaliação de auditorias internas e/ou externas
Para revisão de documentos já homologados, a área emitente deve solicitar o documento editável ao Núcleo de Qualidade e Padronização.
Quando um documento for atualizado, as cópias da versão atual devem substituir a versão anterior. As cópias anteriores deverão ser recolhidas logo após a aprovação do documento substituto.
Os documentos obsoletos impressos devem ser destruídos. O Núcleo de Qualidade e Padronização manterá arquivo digital dos documentos antigos para controle e registro histórico das versões.
As versões anteriores não serão excluídas e sim desativadas em meio eletrônico, garantindo o registro histórico para futuras pesquisas. O descarte obedecerá as normas legais relacionadas à natureza de cada documento e ao prazo prescricional da obrigação.
Histórico de Revisões
Disposições Finais
Número: POL-001 · Localizador: NIT-03.01.01 · Versão 2 · 16 folhas
Elaborada pelo órgão de compliance da Teixeira de Godoi Sociedade Individual de Advocacia ©
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